Die Welt-Norm kommt

In vielen Organisationen ist die Verantwortung für das Facility Management auf unterschiedlichen Einheiten verteilt, ohne dass es eine Klammer für das Zusammenwirken der Funktionen gibt. Es ist daher nicht möglich, die notwendigen Entscheidungen und das Finden effizienter Lösungen, wie es für eine nachhaltige Auslastung der Ressourcen notwendig wäre, zu schaffen. Als Folge dieser Situation werden die Organisationen ohne FM als systematisch geregelte Verantwortung häufig Fehlentscheidungen treffen und die eingesetzten Ressourcen werden ihr Potenzial nicht voll entfalten können. Beispielsweise werden Flächen und Ausstattungen schlecht bewirtschaftet, sodass es zu Engpässen oder Überhängen kommt, es werden Ausstattungen zu schnell verschlissen und es entstehen Arbeitsumgebungen, die den Menschen in ihren Aufgaben nicht dienlich sind. Auf den Punkt gebracht heißt das: Die Organisationen nutzen die Ressourcen, die sie für ihre Primärprozesse benötigen, sehr unwirtschaftlich. Mit der ISO 41001 soll sich das Facility Management auf gleicher Ebene wie die bereits etablierten Systemnormen 9001 Qualitätsmanagement, ISO 50001 Energiemanagement, ISO 14001 Umweltmanagement in das Bewusstsein der Entscheider in Politik, öffentlicher Hand, Wirtschaft und Non-Profit- Organisationen einprägen.

Zielsetzung

Mit der Erarbeitung der Systemnorm verbinden sich mehrere Ziele:

• Klare Anforderungen an den Regelungsbedarf definieren,

• zertifizierbare Merkmale von Facility Management aufzeigen,

• Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für ein FM-System darstellen,

• Entscheidungshilfen für die Einführung eines FM-Systems anbieten.

Mit der Umsetzung zeigen Organisationen ihren bewussten und geregelten Einsatz der Ressourcen auf und müssen daher gegenüber ihren Mitarbeitern, Kunden, Aufsichtsbehörden und der Öffentlichkeit keine weiteren Erklärungen abgeben. Die Einführung des FM-Systems verbessert offensichtlich nicht nur das Image der Organisationen, sondern ermöglicht ihnen auch einen zukunftsfähigen, effizienten und effektiven Einsatz ihrer FM-Ressourcen.

Inhalt

Entsprechend den ISO-Vorgaben für Systemnormen hat die ISO 41001 folgende Inhalte:

1. Anwendungsbereich (Scope)

2. Normative Verweisungen (Normative References)

3. Begriffe (Terms and Definitions)

4. Die Organisation und ihre Zusammenhänge und Interessenspartner (Context of the Organization)

5. Verantwortung der Leitung (Leadership)

6. Planung (Planning)

7. Unterstützende Prozesse (Support)

8. Betrieb (Operation)

9. Bewertung der Prozessleistung (Performance Evaluation)

10. Verbesserung (Improvement)

Inhaltlich haben sich die Kernaussagen der europäischen Normen der EN 15221-Reihe erhalten. So sind die strategische, taktische und operative Ebene des FM ebenso in der ISO 41001 enthalten wie die Bezeichnung der Facility Services auf operativer Ebene. Alleine das bekannte FM-Modell gilt auf ISO-Ebene als zu umfangreich und komplex. Hier haben die US-Experten, allen voran die Vertreter der IFMA, eine einfachere Grafik gefordert, um ihre Anwender nicht zu überfordern.

Wirkungen der Systemnorm

Die ISO 41001 bildet die Grundlage für eine Zertifizierungsmethode von FM. Allein schon aus diesem Grund kann eine weiter reichende Wirkung auf die Entscheidungsträger innerhalb der Organisationen erwartet werden: War es bisher ausreichend, seine Hausmeister als Facility Manager zu bezeichnen, wird es in Zukunft einen ganzen Strauß von Nachweisen brauchen, um als ISO 41001-zertifiziertes Unternehmen den nachhaltigen Einsatz der FM-Ressourcen nachzuweisen.

Für die Organisationsabteilungen kommen somit schwere Zeiten auf. Sie müssen nicht nur geeignete Formen der Organisation von FM finden (wer auf welcher Ebene, in welcher Geschäftseinheit), sondern zusätzlich auch noch deren Verantwortungsbereiche definieren sowie die dafür notwendigen Kompetenzen beschreiben. Für die Ausstattung der FM-Organisation müssen die HR-Abteilungen entsprechende Stellenbeschreibungen und Kompetenzprofile aufsetzen. Damit wird es schwer für Seiteneinsteiger aus dem Baugewerbe, sich in FM-Abteilungen zu verdingen

Die bestehenden FM-Abteilungen werden auch aufrüsten müssen und ihr beschauliches Dasein im Schatten der Verantwortung wird ein Ende nehmen. Sie werden sich in geforderter Weise Ergebnisse und Ziele definieren müssen und deren Erreichung auch überwachen. Sie werden Berichte an die Leitungsebene zur Zielerreichung erstellen und sich Maßnahmen für Verbesserungen einfallen lassen müssen, sollten die Ziele nicht erreicht werden. Und sie werden sich mit ihren Dienstleistern verbünden müssen, um diese neuen Anforderungen mit der vorhandenen Ausstattung an Kompetenzträgern zu erfüllen.

Die Anbieter von Dienstleistungen, Software und von Ausstattungen (Facilities) werden sich ebenfalls nach den neuen Anforderungen richten müssen. Dazu gehört nicht nur der Nachweis der Leistungserbringung, sondern darüber hinaus auch der Beitrag zur Zielerreichung im FM-System. Das notwendige Miteinander mit den FMVerantwortlichen wird daher deutlich zielorientierter ausfallen müssen, als dies zurzeit der Fall ist. Aus den CAFM-Systemen werden systemtaugliche Berichte zu erstellen sein, die der Kunde im Übrigen bereits seit der ersten Implementierung erwartet hat, welche aber immer als „kundenspezifisch“ neu programmiert werden sollten. Die FM-Systemnorm wird diese Standardberichte nun definieren und aus Zertifizierungsgründen vorgeben.

Auswirkungen auf die europäischen Normen

Die europäischen Normen werden auf die ISO-Normen ausgerichtet werden, daher werden kleinere Änderungen und Anpassungen erforderlich. Da die ISO-Ebene jedoch stark von den anglo-amerikanischen Vertretern dominiert wird, ist mit detailreicheren oder noch intelligenteren (smarteren) Standards nicht zu rechnen und die Europäer haben sich schon darauf verständigt, die guten Inhalte zu erhalten und dem Mittelmaß auf ISO-Ebene entscheidende bewährte Methoden hinzuzufügen.

Persönliche Einschätzung des Autors

Die ISO 41001 wird sicherlich ein Meilenstein in der Verankerung des Facility Managements in den Organisationen werden. Die Diskussion, ob man FM braucht und wer dieses verantwortet, wird sich entscheidend verkürzen. Damit wird aber auch ein Anspruch an die FM-Abteilungen verbunden werden, der bis dato nur in vereinzelten Organisationen erreicht wird. So wird es dann einen großen Bedarf an Beratern und Zertifizierern geben, die diese Systemnorm in die Organisationen tragen und zur Zertifizierungsreife bringen.

Wie immer, wird es neben viel Licht auch viel Schatten geben. Hier sind die Verbände gefordert, über Empfehlungen und Anwendungsrichtlinien Transparenz und Sicherheit in die zu erwartenden Entscheidungsunsicherheiten der Organisationen zu bringen. Die größten Schwierigkeiten mit der Umsetzung dürften die Bereiche haben, die sich bisher noch nicht mit dem FM befasst haben: Das sind zum einen die Entwicklungs- und Schwellenländer und zum anderen die öffentliche Hand.

Die nächsten zehn Jahre werden wohl die interessantesten einer dreißigjährigen Reifeentwicklung von FM werden, selbst wenn der erste Wurf der FM-Systemnorm noch nicht alle Aspekte und Facetten des Facility Managements umfassen wird. Dafür gibt es die Verbesserungen über die Zeit, wie sie auch in der ISO 9001 zu erkennen waren. Schließlich ist noch kein Meister vom Himmel gefallen und alle Experten mussten sich durch die Anfänge kämpfen, bevor etwas Großes und Wirkungsvolles entstehen konnte. Da macht auch die ISO 41001 keine Ausnahme.

Paul Stadlöder